Desde hace unas horas, los usuarios tanto de 'Google Docs' como de 'Google Apps' están viendo un par de novedades en sus páginas. La más importante es la de un nuevo buscador de documentos (ver captura), muy similar al que ya existe en Gmail, y que aparece en la parte superior cuando pulsamos en el nuevo link "Show Search Options" que se muestra junto a la caja de búsqueda.
Gracias a él, podremos realizar búsquedas más refinadas, y poder así localizar un determinado documento:
:: por sus contenidos (la opción que ya existía ahora)
:: por el tipo de documento (de texto, hoja de cálculo, presentación, o incluso si buscamos una carpeta/etiqueta)
:: por su estado de 'compartición' (privado, compartido por el usuario, compartido al usuario, compartido con una determinada persona, ...)
:: por la persona que lo ha creado
:: por la fecha en la que fue modificado o abierto por el usuario
:: por su carpeta/etiqueta
:: por determinadas características (marcado como destacado, oculto, ...)
Además, podremos guardar determinadas búsquedas (por ejemplo, la de hojas de cálculo creadas hace un mes dentro de la carpeta 'presupuestos') para acceder a ellas rápidamente a través del nuevo link "Saved Searches" que aparece en la parte superior.
Otra novedad, tal y como comentan en este post oficial, es la de poder exportar las presentaciones de 'Google Docs' al formato PPT (PowerPoint) de Microsoft a través del menú 'File > Save as PPT'.
Ya es posible trabajar con nuestros documentos de 'Google Docs' sin necesidad de estar conectados a Internet con la versión 'offline' de esta herramienta ofimática, con lo que Google ha conseguido por fin lanzar una herramienta de productividad vía web que nos permite modificar en todo momento nuestros documentos.
De esta manera, tendremos en todo momento una copia local de estos documentos, a los cuales podremos acceder a través de un icono en nuestro escritorio y sobre los cuales podremos trabajar continuamente. Mientras no exista conexión, los datos permanecerán en nuestro Disco Duro y se nos avisará de que los cambios no se encuentran todavía sincronizados.
Para poder disfrutar de esta versión offline de 'Google Docs', simplemente debéis acceder a 'docs.google.com' y hacer click en el enlace con el texto "Offline" que aparece en la parte superior derecha de la página. Esto instalará 'Google Gears' (si no está instalado ya) y un icono en nuestro escritorio que nos ayudará a acceder a nuestros documentos en todo momento (también podremos acceder a ellos tecleando 'docs.google.com' en la barra de direcciones). Por ahora, solamente unas pocas personas (de las que tienen la aplicación configurada en inglés) están disfrutando de esta nueva y esperada funcionalidad, y en unos días todos los usuarios podrán instalar 'Google Docs offline' en su navegador web y en su PC.
Se trata de una herramienta largamente esperada, que además traerá dentro de unas semanas la versión offline de Gmail (leer y escribir emails sin conexión) y de 'Google Calendar' (ver nuestra agenda sin conexión). También los administradores de 'Google Apps' podrán, dentro de unas fechas, hacer que sus usuarios disfruten de esta nueva funcionalidad.
En el siguiente vídeo tenéis una explicación del funcionamiento de Google Docs offline:
La herramienta 'Google Calendar' (y, en general, toda la suite ofimática vía web de 'Google Docs') aspira a que los usuarios lo utilicemos a través de nuestro navegador web y desde cualquier dispositivo (tanto desde el PC como desde el móvil). Y es que, de hecho, existe una versión móvil de 'Google Calendar' en 'google.com/calendar/m' y de 'Google Docs' en general en 'docs.google.com/m'.
Sin embargo, la realidad es que ni 'Google Calendar' ofrece todas las funcionalidades de las que dispone por ejemplo 'Microsoft Outlook', ni su popularidad es la misma que la de la herramienta de Microsoft, que es utilizada por muchísimos usuarios a la hora de organizar su agenda diaria. Por ello, Google acaba de lanzar hace unas horas 'Google Calendar Sync' una aplicación para MS Windows que, instalado en el PC donde se tenga 'Microsof Outlook' e introduciendo el usuario y contraseña de la cuenta de Google, permite sincronizar los datos entre éste y 'Google Calendar' en todas las direcciones posibles: importar los eventos de 'Microsoft Outlook' hacia 'Google Calendar', importar los datos de 'Google Calendar' hacia 'Microsoft Outlook', o incluso sincronizar ambas aplicaciones para que todos los eventos estén en las dos.
Lo cierto es que ya existían varias herramientas, no desarrolladas por Google, que realizaban estas tareas (puedes hacer esta búsqueda). Pero parece que se ha estado intentando evitar esta sincronización de datos con una herramiena de Microsoft con la que se quiere competir, hasta que la evidencia de que su popularidad era muy notable ha hecho que se decida pensar en el usuario, el cual podrá ahora por ejemplo trabajar con su agenda de Outlook en el PC de su oficina, y consultarla desde cualquier sitio a través de 'Google Calendar' vía web.
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